Kep (Kayıtlı Elektronik Posta) ticari faaliyeti olan işletmelerin belge bilgi paylaşımları ve hukuki yazışmaları gibi her türlü ticari faaliyetlerin gönderildiği, belgelerin değişmeden koruyan, içeriklerde değişim olmadan alıcının kim olduğunu belirleyen ve güvenliğini sağlayan sisteme denir.
Dünyanın her yerinde kullanılan ve ülkemizde de yaygın olarak kullanılan bir sistemdir. Bütün vatandaşların ve her türde sektörün oluşturduğu işletmeler ile kamu kurumları tarafından kullanılan belgeler, KEP sisteminden güvenle gönderilmektedir.
KEP Nedir?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) internetin yaygın olarak kullanılmasıyla bütün bilgi ve belgelerin güvenli şekilde kullanıldığı ve gönderildiği standart elektronik posta sistemidir. Düşük maliyetli oluşu ve bütün belgelerin kolayca gönderilmesi sebebiyle çok fazla tercih edilen bir araçtır. Standart elektronik postaların güvenilir olmadığı için iletilerin tam olarak gönderilememesi nedeniyle yasal geçerliliği yoktur. Dolayısıyla, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) iletilerin güvenilir şekilde gönderildiği, ispatlanabilir ve yasal olarak geçerliliği olan bir sistem olarak kabul edilir.
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) gönderici ile alıcının kim olduğunun bilinmesi, gönderilerin alıcıya içeriğin değişmeden gönderilmesi, zaman damgası ve e-imza ile yapılan bütün işlemleri kayıt altına alarak kayıtları geçerli hale dönüştürmektedir. Bu nedenle, kayıt altına alınan belgelerin tamamı senet niteliğinde ve KEP delili olarak görülmektedir. KEP sistemi ülkemizde 6102 sayılı kanun gereğince 13.01.2011 tarihinde yürürlüğe giriştir. Aynı zamanda, İletişim Kurumu ve Bilgi Teknoloji tarafından resmi gazetede yayınlanan yönetmeliğe göre, 25.08.2011 yılında yürürlüğe girmiştir.
Kep sistemi, elektronik iletilerin teslimatı ve gönderimi gibi hukuki delil niteliğinde olan belgelerin elektronik posta olarak tanımlanır. Kep sistemi, elektronik iletişim aracılığıyla iletildi ya da gönderildi gibi iletilerin güvenli şekilde kimlik tespitinin yapılması ve delil oluşturması açısından oldukça önemlidir.
Bununla birlikte, arşiv hizmeti, Kep rehberi, Kep hizmeti gibi işlemlere sahiptir. Kep sisteminde standart elektronik posta kullanılmaz. Standart e-posta yerine, Kep hesabı kullanılarak hesap sahibinin kimlik bilgileri alınır ve resmi belge niteliğinde kayıtlı elektronik posta adresi kullanılır. Kep sistemi üzerinde alıcının ve göndericinin e-posta adresi, adres sahibinin gerçek ve tüzel kişi olduğunu öğrenmek açısından önem arz eder.
EDM Kep Sistemi
EDM Kep sistemi, mevzuata uygun şekilde elektronik ortamda yazışmaların teknik olarak ve uluslararası standarda uygun olarak yapılmasını sağlar. EDM Kep sistemi özetle,
- Elektronik postaların ilgili göndericiye gönderilmesini destekleyecek bir sistemdir.
- Gönderilen iletinin ulaşmasını sağlayan bir araçtır.
- Gönderilen elektronik postanın zaman tespitini sağlayan bir araçtır.
- Gönderilen elektronik postanın alıcı tarafından erişilmesini sağlayan bir sistemdir.
- İletinin içeriğinde değişme olmadığı bir sistemdir.
- Hukuki nitelik taşıyacak şekilde muhafaza edecek bir sistemdir.
Kep Başvurusu Nasıl Yapılır?
Kep başvurusu için, yapılması gereken işlem Kep Elektronik Posta sistemine üye olmak üzere gerekli belgeleri temin etmesi gerekir. Kep başvurusu için belgeler hazırlandıktan sonra en yakın EDM Hizmet Merkezine başvurarak 20 dakika içinde ya da EDM Hizmet görevlisini yerine çağırarak toplam 2 saat içinde EDM KEP hesap alınabilmektedir. Bunun için gerekli olan belgeler şu şekildedir.
Bireysel Başvuru
Fotoğraflı, TC kimlik belgesi yerine kullanılabilir, Pasaport, Nüfus Cüzdanı ya da sürücü belgesi olmalıdır. Bunun yanı sıra, gerçek kişi kayıt ön başvuru formu gerekir.
Tüzel Kişi Başvurusu
Tüzel kişilerin Kep başvurusu yapması için, ticari sicil faaliyet belgesinin gerçeği ile ticari sicil tasdiknamesi gerekir. Noter onaylı imza Sirküleri çıktısı gerekir. Tüzel kişi olarak başvuru yapan kişinin ehliyet, pasaport, kimlik kartı veya TC kimlik numarası olan resmi belgenin olması gerekir. Kep başvurusu vekalet verilen kişi tarafından yapılıyor olduğunda Tüzel kişi yetkilendirme belgesi olmalıdır. Bununla birlikte, Kep ön başvuru formu olmalıdır.
Kamu Kurumu Kep Başvurusu
Kep başvurusunun kim adına yapıldığının anlaşılmadı için TC kimlik belgesi, pasaport, Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi olmalıdır. Kamu kurumu adına ön başvuru formunun doldurulması gerekir. Kamu Kurumu üst düzey yetkilisi adına imzalanan resmi belgenin imzalanması gerekir. Ardından, Kep başvurusu yapacağınız ilgili Kep e-posta sağlayıcılarına başvuru yapabilirsiniz.
Kep Adresi Ne İşe Yaramaktadır?
Kep adresi, elektronik ortam üzerinde yasal olarak resmi belgelerin güvenle iletilmesini sağlayan elektronik bir sistemdir. Mevzuata uygun şekilde iletilerin alıcıya ulaşmasını sağlamak üzere gönderilen resmi belge niteliğindedir. Kep adresi faydalarını şu şekilde sıralamak mümkündür.
- Elektronik postaların alıcıya gönderilip gönderilmediği kolayca öğrenilebilir.
- Gönderilen iletinin alıcı tarafından görülme olasılığı izlenebilir. Ayrıca, iletinin alıcı tarafından ne zaman teslim alındığı takip edilebilir.
- Gönderilen iletinin içeriğini değişmemesi garanti altına alınır. Dolayısıyla gönderilen bütün iletiler hukuken resmi belge niteliğinde olduğu için delil oluşturmaktadır.
Kep Adresi Nasıl Kapatılır?
Kep adresi kapatılmak istenildiğinde hizmet sağlayıcıları çağrı merkezleri ile iletişime girilir. Aynı zamanda, internet üzerinden elektronik posta hizmet sağlayıcılarına kapatma talebinde bulunabilirsiniz. Kapatma talebinden sonra gerekli bildirimler yapılarak kimlik doğrulaması yapılır.
Ardından Kep adresi kapama işlemi gerçekleştirilir. Dolayısıyla, hesap kapatıldığı zaman e-posta üzerinden daha sonra ileti alınmaz veya gönderilmez. Kep adresi kapatıldıktan üç ay boyunca e-posta adresi sahibinin belgelere ulaşması için adres açık kalır.
Kep Adresi Almak Zorunlu mu?
Kep adresi almak kişisel kullanıcılar için zorunluluğu bulunmamaktadır. Fakat, elektronik tebligat göndermek zorunda olan, sermayesi paylara bölünen komandit şirketler, anonim şirketler, limitet şirketler için zorunlu bir sistemdir. Bu nedenle, Elektronik Tebligat Yönetmeliği gereğince tüzel kişilerin ve Kamu kuruluşlarının tebligat gönderebilmesi için zorunlu hale getirilmiştir.
Kep Adresi Ücreti Ne Kadar?
Kep adresi ücreti ile ilgili net bir fiyat vermek doğru değildir. Kep adresi ücreti hizmet sağlayıcılarına göre değişkenlik göstermektedir. Kep adresi ücretleri ile ilgili bilgi sahibi olmak için KEPHS internet sayfası üzerinden takip edebilirsiniz.
